Kerhojen tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Kerhotoiminnan rekisteri: Osallistumisrekisteri ja postituslista

2. Rekisterinpitäjä

MLL:n Konalan yhdistys (1499111-6)
c/o Lahdenmäki, Metsänvartijanpolku 3 D 7, 00390 Helsinki
Puhelinnumero: 050 370 0228
Sähköposti: konalan.yhdistys@mll.fi 

3. Yhteyshenkilö

Virpi Lahdenmäki
Puhelinnumero: 040 741 5737
Sähköposti: virpi.lahdenmaki@iki.fi 

4. Henkilötietojen käsittelijä

Ilmoittautuminen kerhoihin tapahtuu Holvin (Holvi Payment Services Oy, 2193756-4) kautta. Holvi kerää henkilötietoja maksamiseen liittyen. MLL Konalassa näihin tietoihin on pääsy rahastonhoitajalla ja puheenjohtajalla.

MLL Konalassa lisäksi kerhovastaavat käsittelevät kohdassa 7 määriteltyjä henkilötietoja. Kesäkerhon osalta kerho-ohjaajat käsittelevät toiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MLL Konala käsittelee henkilötietoja yhdistyksen kerhoon osallistumista varten. Kerhoon osallistuminen edellyttää ilmoittautumista.

Henkilön antamia yhteystietoja saatetaan käsitellä myös tiedotukseen kerhon ja yhdistyksen asioista.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen, rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän kerhon mahdollistamiseksi. Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä. Niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut umpeen.

7. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, ovat MLL Konalan järjestämään kerhoon osallis­tujia ja heidän huoltajiaan.

MLL Konalan yhdistys käsittelee kerhon toteuttamisen kannalta olennaisia tietoja: nimeä, osallistuvien lasten ikiä, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta sekä tarvittaessa ruokavalio- ja terveystietoja. Muiden tietojen osalta käytetään tarveharkintaa.

Kerhoissa otetaan kuvia. Lupa tähän pyydetään erikseen joko ilmoittautumisen yhteydessä tai erillisellä lomakkeella. Kuvia käytetään MLL Konalan viestinnässä. Lisäksi joitakin kuvia arkistoidaan toiminnan myöhempää kuvausta varten.

Lisäksi maksullisista kerhoista tallennetaan maksutiedot, joiden osalta käsittelyn suorittaa palveluntuottajana Holvi Payment Services Oy.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot ja kuvausluvat.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja luovutetaan vain henkilöiden itsensä suostumuksella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tulostetut rekisterit säilytetään lukitussa tiloissa, joihin pääsy on vain yhdistyksen nimeämillä henkilöillä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeut­ta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua niitä tietoja, mitä hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kir­jallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin

- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.