Tietosuojaseloste

 

1. Rekisterin nimi

Koululaisten iltapäivätoiminnan rekisteri: Osallistumisrekisteri, maksuliikennerekisteri ja postituslista.

2. Rekisterinpitäjä

MLL:n Konalan yhdistys (1499111-6)
c/o Lahdenmäki, Metsänvartijanpolku 3 D 7, 00390 Helsinki
Puhelinnumero: 050 370 0228
Sähköposti: konalan.yhdistys@mll.fi 

3. Yhteyshenkilö

Virpi Lahdenmäki
Puhelinnumero: 040 741 5737
Sähköposti: virpi.lahdenmaki@iki.fi 

4. Henkilötietojen käsittely

MLL Konala toimii rekisterinkäsittelijänä Helsingin kaupungin iltapäivätoiminnan ylläpitämässä iltapäivätoiminnan rekisterissä. MLL Konalalle välitetään iltapäivätoiminnan hakemuksissa olleet tiedot MLL Konalan iltapäivätoimintaan valittujen lasten osalta.

Lisäksi MLL Konala toimii rekisterinpitäjänä iltapäiväkerhon osallistujatiedoille, tiedotukselle ja laskutuksen seuraamiselle.

Mahdollisessa iltapäivätoiminnan laskujen perintätilanteessa MLL Konala siirtää perinnän osalta olennaiset tiedot perintätoimisto Lindorff Oy: lle (0140351-4).

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MLL Konala käsittelee henkilötietoja yhdistyksen iltapäiväkerhon järjestämistä varten.

MLL Konala käsittelee henkilötietoja laskutusta varten: asiakassuhde (henkilötietolaki 8 § 5 kohta), huoltajien henkilötunnuksen käsittely - saatavan perintä (henkilötietolaki 13 § 2 mom.).

Henkilön antamia yhteystietoja saatetaan käsitellä myös tiedotukseen iltapäiväkerhon ja yhdistyksen asioista.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän toiminnan mahdollistamiseksi. Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä. Niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut umpeen.

7. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, ovat MLL Konalan järjestämään iltapäiväkerhoon osallistuvia lapsia ja heidän huoltajiaan.

Helsingin kaupunki toimii rekisterinpitäjänä iltapäivätoiminnan rekisterille, jossa MLL Konala toimii rekisterinkäsittelijänä. MLL Konalalle välitettäviä tietoja ovat:

  • Hakemus iltapäivätoimintaan (lv 415, lv 415r ja lv 415e)
    • hakijan tiedot: lapsen nimi, henkilötunnus, kotiosoite, postinumero ja postitoimipaikka, kotipuhelin, lapsen kieli, koulu ja luokka-aste, tieto erityisen tuen päätöksestä
    • huoltajien tiedot: nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelin päivisin. Laskun maksavan huoltajan henkilötunnus.
    • hakemus tiedot: tiedot toimintapaikasta ja toiminnan toteuttajasta, johon haetaan,toiminta-aika, huoltajan antamat lisäselvitykset esim. lapsen terveydentilasta
       
  • Päätös toimintaan ottamisesta
  • Maksukompensaatiopäätökset

MLL Konala kerää tiedoista vanhempien sähköpostilistan iltapäivätoiminnan tiedotusasioita varten sekä iltapäivätoiminnan laskutuslistan maksuliikenteen seuraamista varten.

Lisäksi tiedoista kerätään osallistujalista iltapäivätoiminnan ohjaajien käyttöön, jossa tiedot mm. hakujärjestelyistä,  paikallaoloista ja muista tarpeellisista päivittäiseen toimintaan liittyvistä tiedoista. Listaa päivitetään tarpeen mukaan. Listaa säilytetään lukitussa kaapissa ja siihen on pääsy kaikilla vakituisilla iltapäiväkerhon ohjaajilla. Tarvittaessa iltapäiväkerho-ohjaaja voi olla myös mukana koulun oppilashuoltoryhmässä.

Iltapäiväkerhossa otetaan kuvia. Lupa tähän pyydetään erillisellä lomakkeella. Kuvia käytetään MLL Konalan viestinnässä. Lisäksi joitakin kuvia arkistoidaan toiminnan myöhempää kuvausta varten.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Helsingin kaupungin iltapäivätoiminnan rekisteri, yhteystietorekisteri ja laskutuksen seuranta. Muut huoltajien ilmoittamat tiedot sekä kuvausluvat.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

MLL Konala luovuttaa myönteisten maksukompensaatiopäätösten osalta Helsingin kaupungille ko. asiakkaiden maksutiedot.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan nimetyillä rekisterinpitäjän henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tulostetut rekisterit säilytetään lukitussa tiloissa, joihin pääsy on vain yhdistyksen nimeämillä henkilöillä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tietoja ei voi poistaa, mikäli asiakassuhde on voimassa ja lapsi on mukana toiminnassa.

- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua niitä tietoja, mitä hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin

- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.